Tout dirigeant bénévole en a déjà fait l’expérience : gérer les archives d’une association n’est pas une sinécure ! Entre tout garder (mais où ?) et jeter (mais quoi ?), on vous donne quelques clefs pour ne rien perdre sans se laisser déborder !
Pourquoi conserver Des archives ?
Parce qu’elles racontent la pratique d’un sport, d’un événement marquant pour un club ou un territoire, l’évolution des techniques, les relations avec d’autres structures, les archives associatives présentent un réel intérêt historique. Il s’agit d’une ressource essentielle pour comprendre et raconter l’histoire du sport au niveau local ou national.
Que conserver ?
Tous les documents (qu’ils soient sous format papier, numérique, photo, vidéo…) n’ont pas la même importance. Voici les principaux documents à conserver :
- documents de nature administrative, liés à la gestion de votre structure : statuts, procès-verbaux des réunions, listes d’adhérents, dossiers d’organisation d’un événement (à l’exclusion des documents de gestion courante telles que les factures)…
- supports d’information internes (lettre, périodique) et externes (journal)…
- photographies, affiches, programmes, vidéos…
Il est également essentiel de conserver des exemplaires d’objets emblématiques du club : maillot, drapeau, fanion, écharpe, insigne, médaille…
Comment conserver ?
Le premier réflexe à avoir avant de se lancer est d’identifier toutes les archives de votre association : où sont-elles ? qui les conserve ? combien de volume cela représente ?
Bien souvent, chaque dirigeant en garde un peu chez lui, une partie reste dans un local ou un placard du club dans une salle ou gymnase…
Une fois ce premier recensement effectué, la méthode se résume en 6 points clefs :
- Trier ce qui peut être éliminé et ce qui doit être gardé
- Regrouper par thème, puis par ordre chronologique ou alphabétique
- Retirer au maximum les trombones, les agrafes, pochettes en plastique, qui abiment les documents à long terme
- Ranger les documents dans une boîte d’archives
- Indiquer sur la boîte ce qu’elle contient
- Réunir tous les autres documents à éliminer dans une autre boîte.
Il vous reste plus qu’à décider à quel endroit conserver ces archives, pour qu’elles puissent profiter aux générations suivantes, ou simplement vous y référer en cas de besoin pour la gestion de votre association.
Un travail d’équipe !
Regrouper et classer des archives d’une association peut paraître un travail titanesque, mais pas de panique, les services publics des archives sont là pour vous aider ! N’hésitez pas à contacter votre mairie ou les archives départementales qui sauront vous guider.
Si vous disposez d’archives concernant le sport à Cluny, contactez le service municipal des archives ou envoyez-nous un message ! Il serait trop dommage que l’histoire de votre association termine en déchetterie, quand elle pourrait intéresser les générations futures !
Sources : FranceArchives